Datenschutz - Google Review Agent

1. Verantwortlicher

Ruhr-Botgarage
Inhaber: Mike Schnabl
Oberstr. 36
44892 Bochum
Deutschland

Telefon: 0160-96522924
E-Mail: info@ruhr-botgarage.ai

2. Hosting und technische Bereitstellung

Beim Aufruf dieser Website und des Kundenbereichs werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seiten ausgeliefert und sicher betrieben werden können. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Dateien, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem, Referrer-Informationen sowie Server- und Sicherheitslogs.

Der Betrieb erfolgt über technische Infrastruktur und Hosting-Dienstleister, insbesondere Hetzner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb des Google Review Agent.

3. Kontaktformular und Beratung

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten: Name, Restaurant oder Betrieb, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschtes Paket, Laufzeit, Review-Volumen, Nachricht, Einwilligungsstatus sowie technische Metadaten wie Zeitpunkt, IP-Adresse und Spam-Schutzsignale.

Diese Daten nutzen wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme und zur Vorbereitung eines möglichen Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Kommunikation sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine geordnete interne Anfragebearbeitung. Formularanfragen werden per E-Mail über IONOS an Ruhr-Botgarage übermittelt.

4. Google Business Profile und Google-Daten

Der Google Review Agent greift nur dann auf Google-Daten zu, wenn ein berechtigter Vertreter eines Kundenbetriebs den Zugriff über den Google OAuth-Prozess ausdrücklich autorisiert. Der Zugriff erfolgt für Google Business Profile Funktionen, insbesondere für das Abrufen, Analysieren und Beantworten von Google-Rezensionen.

Welche Google-Daten verarbeitet werden

Google Business Profile Konto-, Standort- und Ressourcenkennungen, soweit sie für die Zuordnung erforderlich sind.
Standortinformationen des Betriebs, zum Beispiel Standortname und technische Location-Referenzen.
Google-Rezensionen mit Review-ID, Bewertung, Rezensionstext, Sprache, Erstellungs- und Aktualisierungszeitpunkten.
Reviewer-Informationen, soweit Google sie übermittelt, zum Beispiel Anzeigename, Profilbezug oder Kennzeichnung anonymer Nutzer.
Vorhandene Inhaberantworten, Antwortentwürfe, veröffentlichte Antworten und Moderations- oder Statusinformationen.
OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstokens oder technische Token-Referenzen, die für die autorisierte Verbindung benötigt werden.

Wofür diese Daten genutzt werden

Abruf neuer und bestehender Google-Rezensionen für den autorisierten Standort.
Anzeige im Kundenportal, Monatsreport und internen Service-Dashboard.
Erstellung markentreuer Antwortentwürfe und, soweit vereinbart, Veröffentlichung von Antworten über Google Business Profile.
Safety Guard, Risikoprüfung, Duplikatvermeidung, Antwort-Historie und Eskalation kritischer Bewertungen.
Themenanalyse, Trendberichte, Review Health und Verbesserung des kundenspezifischen Firmenwissens.

Die verwendete Google-Berechtigung ist auf die für Google Business Profile erforderlichen Funktionen beschränkt, aktuell insbesondere den OAuth-Scope https://www.googleapis.com/auth/business.manage.

5. Nutzung, Weitergabe und Limited Use

Google-Daten werden nicht verkauft, nicht für interessenbasierte Werbung verwendet und nicht für zweckfremdes Profiling genutzt. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für Betrieb, Sicherheit, Support oder die beauftragte Leistung erforderlich ist.

Hosting, Datenbankbetrieb, Backups und Sicherheitslogs können durch technische Dienstleister verarbeitet werden.
Review-Texte und Antwortentwürfe können an KI-Dienstleister, derzeit insbesondere über die OpenAI API, übermittelt werden, wenn dies für Analyse, Themenclustering oder Antwortgenerierung erforderlich ist.
Für interne Betriebs- und Supportmeldungen können Benachrichtigungsdienste wie Slack eingesetzt werden; dabei werden Daten auf das notwendige Maß begrenzt.
Eine Offenlegung kann außerdem erfolgen, wenn gesetzliche Pflichten bestehen oder der Kunde dies ausdrücklich beauftragt.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die wir über Google APIs erhalten, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der dort beschriebenen Limited Use Requirements.

6. Auftragsverarbeitung und Rollen

Soweit der Google Review Agent für einen Kundenbetrieb betrieben wird, verarbeitet Ruhr-Botgarage Google-Rezensionsdaten grundsätzlich im Auftrag dieses Kunden. Der jeweilige Kunde bleibt für seinen Google Business Profile Eintrag, seine Kommunikation mit Gästen und die rechtliche Bewertung der Antworten verantwortlich. Für eigene Verwaltungs-, Sicherheits-, Abrechnungs- und Supportdaten handelt Ruhr-Botgarage als Verantwortlicher.

7. KI-gestützte Verarbeitung

Der Google Review Agent nutzt KI-gestützte Verfahren, um Rezensionen zu klassifizieren, Themen zu erkennen, Antwortentwürfe zu erstellen und Monatsberichte vorzubereiten. Dabei werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte verarbeitet. Heikle Bewertungen können bewusst zur menschlichen Prüfung zurückgehalten werden. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Gästen statt.

8. Sicherheit

Wir schützen Google-Daten und sonstige personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung per HTTPS, serverseitige Speicherung von Secrets und OAuth-Tokens, Zugriffsbeschränkungen, mandantenbezogene Trennung, Protokollierung relevanter Systemereignisse, regelmäßige Sicherheitsprüfungen und begrenzte Zugriffsrechte für Support und Administration.

9. Speicherdauer, Löschung und Widerruf der Google-Verbindung

Google-Rezensionsdaten, Antwort-Historien, Themenanalysen, Reports und kundenspezifisches Firmenwissen werden nur so lange gespeichert, wie sie für die vereinbarte Leistung, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Nach Vertragsende oder auf berechtigte Löschanfrage werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Der Google-Zugriff kann jederzeit beendet werden. Kunden können den Zugriff in ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen oder eine Löschung beziehungsweise Trennung per E-Mail an info@ruhr-botgarage.ai verlangen. Nach Widerruf werden keine neuen Google-Daten mehr abgerufen.

10. Cookies, Login und Tracking

Die öffentliche Landingpage setzt aktuell keine eigenen Analyse-Cookies und kein Marketing-Tracking ein. Im geschützten Kunden- und Adminbereich können technisch notwendige Session-Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen verwendet werden, um Login, Sicherheit und Sitzungsverwaltung bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister weitergegeben werden, soweit dies für Hosting, E-Mail-Versand, Betriebssicherheit, KI-Funktionen, Support oder Anfragebearbeitung erforderlich ist. Dienstleister werden nach Möglichkeit auf Grundlage geeigneter Datenschutz- und Sicherheitsvereinbarungen eingesetzt.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@ruhr-botgarage.ai.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

14. Aktualität

Stand dieser Datenschutzerklärung: 27. Juni 2026. Bei technischen, organisatorischen oder rechtlichen Änderungen wird diese Datenschutzerklärung angepasst.